Служба за заштиту архивске грађе ван архива

Служба за заштиту архивске грађе ван архива једна је од најзначајнијих служби Архива Србије. Њен задатак је да врши надзор над правилним архивирањем и чувањем архивске грађе и регистратурског материјала док се још налазе код стваралаца, од њиховог настанка па до предаје архиву. Ствараоци архивске грађе, чије су регистратуре у надлежности Архива Србије, јесу органи управе Републике Србије, привредна друштва чији је оснивач Република Србија, високе школе и факултети, републичке здравствене установе, установе културе, јавна предузећа од националног значаја и други.

Служба за заштиту архивске грађе ван архива обилази ствараоце архивске грађе и увидом у њено стање и сређеност утврђује да ли су испуњени законски услови у погледу чувања и заштите архивске грађе. Основни извор права у области заштите архивске грађе као културног добра је Закон о културним добрима (Службени гласник РС, бр. 71/94), којим је дефинисан појам архивске грађе, обавезе стваралаца у погледу чувања, као и поступци издвајања безвредног регистратурског материјала и примопредаје грађе. Према овом Закону ствараоци архивске грађе обавезни су да доносе опште акте и правилнике у вези са начином чувања и евидентирања архивске грађе и регистратурског материјала, међу којима је најважнија Листа категорија регистратурског материјала са роковима чувања. Служба за заштиту архивске грађе ван архива пружа стручну помоћ ствараоцима архивске грађе, посебно у погледу израде предлога Листе категорија безвредног регистратурског материјала, која се примењује тек од тренутка када се Стручно веће Архива Србије са њом сагласи.

Служба за заштиту архивске грађе ван архива, ради боље и потпуније заштите грађе код стваралаца, обавља и функцију едукације запослених на пословима канцеларијског и архивског пословања и прати промене прописа и нове тенденције у области управљања документима и архивирања.